Usuwanie dokumentów jako jeden z części polityki firmy

Usuwanie dokumentów jest jednym z części polityki jednostki. Proces ten winien włączać równolegle pisma podręczne, oraz dokumenty archiwalne. Polityka niszczenia dokumentów powinna zostać wdrożona na każdych poziomach jednostki, oprócz tego sprawdzona przez zewnętrznego audytora. Niszczenie dokumentów musi mieć charakter procesu stałego, a nie czasowego wydarzenia.

Taktyka powinna być dobrana do procesówpowiązanych z postępem jednostki.

Segregatory i dokumentacja

Autor: Kate Ter Haar
Źródło: http://www.flickr.com

Pierwszym cyklem budowy strategii niszczenia dokumentów, jest pogrupowanie każdych posiadanych dokumentów, jakie traktowane są jako pisma tajne – więcej recykling dokumentów. Są to poufne dane osobowe i tajne dane ekonomiczne. Dokumenty tajne nie mogą pozostać wyrzucone, albo oddane do skupu makulatury, powinno być użyte niszczenie dokumentów. Niszczarki biurowe nie są w stanie poradzić sobie z większą liczbą dokumentów.

Pewne niszczenie dokumentów, jest procesem czasochłonnym i drogim. Łatwym wyjściem pozbycia się takiego kłopotu jest zlecenie tego wyspecjalizowanej firmie. Firma ta zapewni zabezpieczenie danych na każdym etapie. Wysokiej jakości oprzyrządowanie pozwala na efektywne niszczenie dokumentów z różnej grubości papieru bez konieczności wyjmowania ich z segregatorów, likwidowania zszywek, obwolut, części oprawy, demontowania nośników optycznych, oraz różnych elementów metalowych, lub gastronomiczne wyposażenie plastyku.

Wszelkie materiały wchodzą prosto do maszyny niszczącej. Utylizacja dokumentów jest nagrywana, a po pełnym procesie właściciel dokumentów odbiera certyfikat zaświadczający o zniszczeniu dokumentów. Utylizacja dokumentów dotyczy niszczenia dokumentów papierowych i danych zapisanych na nośnikach informatycznych. Procedura niszczenia dokumentów podlega ścisłym zasadom, które wytyczają międzynarodowe zasady.

Więcej na ten temat: niszczenie dokumentów księgowych

Do rzetelności i uwagi przy gromadzeniu, oraz niszczeniu dokumentów winna inspirować pracodawców głównie myśl o bezpieczeństwie ich przedsiębiorstwa. Zabezpieczenie informacji dotyczących umów i kontrahentów, wyciągów bankowych, lecz również danych personalnych personelu zabezpiecza przed ich kradzieżą.