Elektroniczny obieg faktury jako gwarancja zgodnego prowadzenia kancelari.

Faktura jest jedynym z ważniejszych dowodów w biznesach również instytucjach. Faktura jest specjalnym poświadczeniem domagającym się adekwatnego także efektywnego wystawiania. Tradycyjny obieg faktury być może skutecznie burzyć pracę w przedsiębiorstwie, choćby ze względu na zatracenie pisma, względnie ewentualne zniszczenie. Biznesy wykorzystujące papierowy cyrkulację faktur kupna ,powinny go wymienić skanowaniem i elektronicznym wymianą.

list

Autor: Nicole Beauchamp
Źródło: http://www.flickr.com

Da to znaczne oszczędności i zmniejszy liczbę popełnianych pomyłek przy rozliczaniu tych dokumentów. Wielokrotnie faktury (www.efematic.pl/) wchodzą do sekretariatów lub sekcji biznesowych przedsiębiorstwa gdzie są opisywane przez osoby a z kolei są kierowane do wydziału księgowości, gdzie następuje ich księgowanie również płatność.Nawet jeśli faktura dotrze najpierw do wydziału księgowości, dodatkowo musi zostać opisana i zaaprobowana przez dział merytoryczny. Papierowy obieg powoduje, że faktury giną, bywają nazbyt długo trzymane, muszą kilka razy kursować po firmie. W obecnych czasach większe firmy winny przejść na elektroniczny obieg faktur.

Jakie zalety przynosi firmom skanowanie i elektroniczny obieg faktur?

Przede wszystkim oszczędności. Pierwsze oszczędności można już zauważyć w jednostkach otrzymujących od 5 tys. faktur wzwyż rocznie już po 6 miesiącach. Zamiana obiegu papierowego na obieg elektroniczny faktur przynosi pożytek dla wszystkich wydziałów uczestniczących w tym procesie, np. skrócenie czasu i pomniejszenie kosztów obsługi faktur; zminimalizowanie operacji manualnych; obniżenie liczby błędów; zminimalizowanie odsetek z tytułu spóźnionych płatności; pełny podgląd do historycznych danych. Oto ekonomiczne rozwiązania dla ciebie – .

Faktura

Autor: Steve Jurvetson
Źródło: http://www.flickr.com

Zyski dla zakładów wprowadzających elektroniczny obieg faktur:

– pomniejszenie nakładu pracy potrzebnego na obsługę faktury w firmie,
– usprawnienie rejestrowania dokumentów w wyniku eliminacji papierowego obiegu faktury,
– stały podgląd terminowości przepływu faktury,
– egzekwowanie przez system procedur związanych z akceptacją faktury,
– jednoznaczne przypisanie odpowiedzialności do konkretnej osoby zdefiniowanej w procesie.